En todos los procesos existen tareas que presentan ciertas dificultades para definir con claridad la efectividad con la que las mismas son realizadas y los costos en los que incurrieron. En muchos casos, estas tareas tienen un significativo aporte en el costo del producto o de la operación.

Las dificultades para la medición y control de estos costos llevan a buscar elementos que permitan aclarar la asignación de estos costos a los procesos para alcanzar su optimización.

El Sistema ACTI es una técnica desarrollada por Ellmann, Sueiro y Asociados, para controlar a través de procedimientos ordenados y sistemáticos la medición de actividades, el seguimiento de los avances y el control de los resultados, en todos aquellos procesos que están conformados por actividades y tareas que no son rutinarias y tienen un alto grado de variabilidad.

Se trata de tareas no repetitivas e indirectamente asociadas al proceso principal.

Permite conocer el grado de efectividad de la aplicación de los recursos de aquellos procesos de apoyo a la gestión (tareas “indirectas”) que varían con la carga de trabajo, ciclos estacionales, flujos intermitentes, cambio de productos manipulados, etc.

Se refiere principalmente a las tareas de Mantenimiento, Ingeniería de Proyectos y Procesos, Investigación y Desarrollo, gestiones de Administración, Ventas, Contaduría, Compras y Dirección.

Abarca todas aquellas actividades que no pueden ser medidas por las técnicas tradicionales de medición del trabajo.

Se trata de un probado método de asignación y control de aplicación de los Recursos Humanos que desarrolla concientización en la Supervisión, entregándole y enseñándole a utilizar una poderosa herramienta práctica para cooperar de manera efectiva a la reducción de los costos operativos.

La sistemática de implantación es ordenada, secuencial y simple, por lo que es aceptada por el personal sin dificultades, consiguiendo siempre resultados sorprendentes.

De esta manera, se puede generar una información clara sobre los costos totales en los que se incurre en un determinado proceso.

Se genera un flujo de información a los involucrados en los procesos relacionados, que ofrece la máxima transparencia y presición para la asignación de los costos totales.

Eso permitirá, en forma no obstructiva, la detección y comprensión por parte de todos los niveles de la Organización, de aquellas áreas específicas en las que existen oportunidades de mejora, redireccionando los recursos existentesa las verdaderas necesidades.

Con la participación del personal, el proceso ACTI realiza las siguientes actividades:

• Analiza y clasifica la incidencia de cada tarea en el proceso en el cual fue solicitada.
• Analiza la importancia relativa de cada una de ellas. Define las variables que condicionan su extensión.
• Ayuda a definir metas y objetivos para optimizar los procesos.
• Capacita a los intervinientes y a los usuarios para comprender y aplicar adecuadamente las técnicas que permiten la mejor utilización de los recursos.

Resultados

• Conocer las actividades (listado) y desglose de las mismas.
• Simplificar y sistematizar la aplicación de estas actividades al proceso que las solicita.
• Coordinar la acción y aplicación de recursos (personal, equipamiento, servicios, etc.).
• Estructurar grupos de trabajo. Incentivar el trabajo en equipo y la participación de sus miembros.
• Proveer un sistema de medición correcta del trabajo.
• Reducir el tiempo improductivo.
• Amortiguar las fluctuaciones de las cargas de trabajo.
• Generar un cultura de supervisión adecuada (basada en información concreta).
• Establecer pautas sobre las cuales realizar la programación y la asignación y de tareas.
• Mejorar o instalar indicadores de gestión para la Productividad sectorial, de simple y económica implementación y mantenimiento

AOD -Alineación de Objetivos de Dirección

¿Hay concordancia entre los directivos de su empresa en cuanto a los objetivos a lograr?

¿Se adaptan los objetivos de su empresa a las expectativas de los clientes?

¿Existe una meta establecida, factible de ser medida y de claro seguimiento a medio y largo plazo?

¿Participaron en el reconocimiento de estas metas los diversos integrantes de su empresa?

AOD contesta estas preguntas mediante:

1. Un diagnóstico de alineación, del que participan todos los directivos de la empresa.
2. Sesiones de alineación para establecer los objetivos concretos a cumplir a medio plazo.

En forma clara se traduce la información a los niveles inferiores de la empresa.

La enorme utilidad de este ejercicio de equipo es no solo la obtención de los objetivos explícitos y consensuados como resultado, sino el ejercicio mismo de debatir las Etapas del proceso guiadas permanentemente por un facilitador:

DIAGNOSTICO

• Encuesta: ejercicio de alineación.
• Las evaluaciones son realizadas en la computadora con un software propio.
• Presentación de las conclusiones a la Dirección (verbal y escrita) en forma seria y amena con el fin de poder desarrollar un trabajo profundo y conducente: Mapa de Consenso.

ALINEACIÓN DE OBJETIVOS

Etapa activa del proceso. En reuniones del grupo directivo se persigue y logra consenso respecto de los Objetivos concretos a corto, medio y largo plazo.

TEAM – BUILDING

• En forma ágil y amena, se debaten las debilidades y aciertos de cada miembro del equipo de cúpula.
• Se realiza un test de "introspección" para conocer los estilos gerenciales.
• Estos ejercicios logran una perceptible mejora de las comunicaciones en el equipo gerencial, pudiendo ser medible este avance de "funcionamiento de grupo", mediante un "reloj de equipo humano".

En esta era de globalización, las empresas se enfrentan con cambios en tecnología, materiales, productos y mercados, que hacen necesaria para su supervivencia la permanente actualización de conocimientos y entrenamiento de todos sus recursos humanos, en especial sus cuadros gerenciales y/o directivos.

Ellos, cualquiera sea el tipo de empresa, deben enfrentarse con cambios sin precedentes en cuanto a forma y rapidez, que hacen en muchos casos, obsoleta la pasada experiencia.

A partir de estas consideraciones ELLMANN, SUEIRO Y ASOCIADOS se propuso como objetivo asistir a los niveles dirigenciales en la preparación de las capacidades que permitan desarrollar características de dirección acordes con los nuevos desafíos.

La propuesta de ELLMANN, SUEIRO Y ASOCIADOS (se basa en el diseño y ejecución de un proyecto de desarrollo y capacitación (al nivel que identifique como necesario) partiendo de un diagnóstico de los problemas y necesidades del sector involucrado, pero tomando al mismo no como un área aislada, sino integrado al todo de la organización.

Si existiese una frase que reflejase el espíritu de estos tiempos en los que vivimos, a medida que empezamos a recorrer el Siglo XXI, seguramente sería “Tiempos de Cambio”. Y estos cambios se dan en todos los frentes, desde la tecnología hasta la cultura, desde la libre competencia hasta las regulaciones gubernamentales.

Es por esta razón que los líderes de las organizaciones se enfrentan con crecientes requerimientos de cambio que deben ser atendidos para adaptar de la manera mas rápida y efectiva las ventajas que ofrecen los desarrollos tecnológicos y culturales y de esta forma, alcanzar el máximo nivel de competitividad.

En toda empresa existen barreras, algunas perceptibles y otras ocultas, que impiden o dificultan la implementación de las mejoras propuestas.

 En este caso, es frecuente que cuando las percepciones de los líderes no coinciden con la realidad de la compañía, muchos esfuerzos aparentemente bien dirigidos y planificados puedan fracasar.

Dado que para garantizar que cualquier cambio propuesto logre su objetivo, será esencial conocer la cultura de la empresa, Ellmann, Sueiro y Asociados ofrece su producto PULSO, Perfil de Percepciones, como el medio óptimo para conocer los elementos emergentes del clima laboral de la Compañía.

Se trata de un proceso que comienza con la recolección de información a través de una encuesta estratificada (por grupos o familias), objetiva y anónima. De la elaboración de estos datos primarios será posible identificar:

•  las necesidades y prioridades del personal,
• oportunidades de mejora.
• la efectividad de cambios dentro de la empresa. 

Nuestra experiencia nos indica que esta encuesta es muy bien recibida por el personal, dado que se muestra el interés de la dirección en valorar y atender la opinión de los involucrados en los temas consultados y que las medidas de mejora de productividad, calidad de servicio al cliente y ventajas competitivas que se puedan llegar a instrumentar, necesariamente tienen que ser adaptadas al medio al que están destinadas.

Las conclusiones ilustran sobre las percepciones del personal respecto de temas fundamentales como la calidad, el servicio, los costo y la comprensión e importancia que le da el conjunto de personas a estas variables, como así también la influencia que perciben tener sobre las mismas.

Es de destacar la claridad con la que este proceso de PULSO pone en evidencia analizar el grado de alineación del personal con las metas de la empresa y su identificación con las mismas. También permite obtener muy buena información sobre la confianza en las decisiones de la Compañía, el grado de estabilidad de su trabajo y otros aspectos de las relaciones tales como el grado de satisfacción con el nivel de comunicación, participación, capacitación, etc.

El procesamiento de todos los resultados generados por las encuestas, entrevistas y cuestionarios, son analizados en forma participativa con la dirección y/o los responsables que ésta determine, con el objetivo de re-direccionar el esfuerzo hacia la clara determinación de las acciones a tomar para mejorar el “clima” de la empresa y, adaptar las estrategias al contexto en el que deben funcionar.

RyR -Reconocimiento y Recompensa-

• No siempre las variables a "reconocer" coinciden con las "deseadas".
• No todos los reconocimientos cuestan dinero.
• No siempre los recursos disponibles están bien aplicados.

Motivar y Direccionar

al personal, dándole reconocimiento y recompensa en el sentido deseado.

1- Se determina qué "reconocer" para alinear a todo el personal hacia los objetivos.

2- Se establecen Modalidades de RyR.

3- Mediante encuestas por muestreo, se determinan Modalidades de RyR.

4- Se evalúa para cada modo de RyR.

5- Se determinan acciones a tomar en función de todos los puntos anteriores.

Modo de trabajo:

• Se trabaja conjuntamente con la alta Dirección y con la gerencia de Recursos Humanos en reuniones estructuradas. Por aproximaciones sucesivas se llega

a resultados prácticos.

• Se trabaja por muestreos estadísticamente representativos.
• La evaluación es realizada por los consultores y presentada en forma gráfica a la Dirección.
• Las decisiones son del grupo directivo, aplicando las herramientas y la facilitación de los consultores.
• La administración de esta herramienta es económica en tiempo y dinero.

RyR es una metodología estructurada.

Garantiza resultados ACELERADOS, MEDIBLES y PERDURABLES en el tiempo.